Come Funziona

Strumenti per le Aziende

MAILeDOC

MAILeDOC è un sistema centralizzato di gestione della posta elettronica ordinaria (email) e certificata (PEC) che offre strumenti aziendali per l’accesso, l’organizzazione e il monitoraggio dei messaggi e delle attività ad essi collegati. 

 A differenza dei client di posta personale, MAILeDOC mette a disposizione strumenti per l’accesso condiviso e centralizzato della corrispondenza. 

Gestione della posta

in entrata

Per ogni casella di posta censita è possibile scegliere quali utenti potranno accedere alla posta in ingresso. Ogni utente autorizzato ha la possibilità di consultare una o tutte le caselle su cui è autorizzato e gestire la presa visione “consapevole” di un messaggio per segnalare ai colleghi l’avvenuta “reale” lettura di un messaggio. Allo stesso modo, ogni utente può attivare la “presa in carico” di un messaggio, attribuendosi la responsabilità di gestire o riassegnare il documento.  

 La condivisione dei messaggi avviene attraverso una funzione di smistamento interno per competenza o conoscenza ad uno o più utenti o uffici, senza alimentare ulteriormente le caselle di posta.

Punti di forza

  • Gestione snella e dinamica dei permessi di accesso
  • Lettura consapevole dei messaggi
  • Presa in carico e smistamento interno

Gestione

dei soggetti

Mittenti e destinatari dei messaggi possono essere associati ad soggetti di riferimento (PA, Aziende, professionisti o cittadini) in modo tale da poter effettuare ricerche contestualizzate per soggetto, indipendenti dal singolo indirizzo di posta.

Punti di forza

  • Ricerche indipendenti dagli indirizzi di posta
  • Lettura consapevole dei messaggi
  • Presa in carico e smistamento interno

Fascicolazione

dei documenti

Per una corretta ed organizzata gestione dei processi, il sistema permette la creazione e l’alimentazione di fascicoli digitali nei quali raccogliere la corrispondenza ricevuta e inviata e qualsiasi altro documento archiviabile con un semplice Drag & Drop. I fascicoli, a differenza delle cartelle dei programmi di posta personale, sono centralizzati e condivisibili con gli altri utenti. Inoltre è possibile nominare un responsabile del fascicolo e dei responsabili per conoscenza che riceveranno delle notifiche automatiche ogni volta che il fascicolo viene alimentato.

Punti di forza

  • Gestione centralizzata dei fascicoli
  • Alimentazione con documenti esterni tramite Drag&Drop
  • Notifiche automatiche in fase di alimentazione

Lavorazione

e monitoraggio

Ogni assegnazione interna viene gestita come una attività che il destinatario deve effettuare per poter gestire il documento. La console di gestione delle attività permette di avere sempre sotto controllo le attività da gestire e le eventuali scadenze associate. 

 Se sei un responsabile, puoi anche visionare le attività in carico ai tuoi collaboratori e riassegnarle. Ogni attività effettuata sui documenti viene tracciata in un registro dedicato ad ogni messaggio 

Punti di forza

  • Gestione dei Todo
  • Tracciamento delle attività
  • Monitoraggio attività del team

Gestione della posta

in uscita

MAILeDOC rende “aziendale” anche il semplice invio di un messaggio di posta. Oltre ai classici strumenti per selezionare i destinatari dalla rubrica centralizzata, comporre il testo del messaggio e includere allegati estemporanei, permette anche di creare e riutilizzare dei modelli condivisi di messaggio per semplificare l’invio di comunicazioni periodiche. Inoltre, l’invio viene ripetuto più volte in caso di problemi di spedizione e tutte le operazioni sono tracciate e disponibili sulla cronistoria del documento. Se invece non sei abilitato a spedire messaggi, puoi comunque preparare una bozza da sottoporre ad approvazione ad un collega abilitato all’operazione che potrà autorizzare l’invio, modificare il messaggio o anche rifiutarlo.

Punti di forza

  • Modelli di messaggi periodici
  • Resilienza (ripetizione dell’invio in caso di problemi)
  • Invio subordinato ad approvazione

Manutenzione

delle caselle

MAILeDOC scarica i messaggi delle caselle di posta all’interno di un proprio database liberando progressivamente lo spazio occupato dai messaggi più datati. In questo modo le caselle avranno sempre sufficiente spazio per poter ricevere o inviare nuove comunicazioni. 

Punti di forza

  • Livelli di pulizia personalizzabili per singola casella
  • Caselle sempre libere

Sicurezza

dei dati

MAILeDOC permette alle Aziende di accedere in modo sicuro alle caselle di posta istituzionali o di reparto attraverso una console web pensata per la gestione della corrispondenza aziendale.  

L’accesso a tali caselle avviene attraverso credenziali applicative indipendenti da quelle fornite dal provider che vengono conservate e gestite dall’amministratore della soluzione.

Punti di forza

  • Accesso tramite credenziali interne
  • Memorizzazione centralizzata e non duplicata dei messaggi
  • Tracciamento delle attività sui messaggi
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